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Modele lettre de relance avant mise en demeure

2019 febrero 19
por admin

Puisque ce n`est que la première lettre, il est important de garder le ton amical, informatif et professionnel. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le client n`a pas payé à temps, comme ne jamais recevoir la facture ou manquer quelque chose d`important sur la facture. En leur donnant une chance d`explication avant de se fâcher et Pushy, vous êtes en mesure de garder une grande relation client-vendeur. Environ 15-7 jours avant le paiement est dû, envoyer à votre client un rappel amical et poli. Approchez cet e-mail ou cette lettre comme un «appel de courtoisie». J`espère vous entendre avant que cette action ne soit prise pour éviter d`endommager votre solvabilité ou notre future relation d`affaires. S`il vous plaît me contacter immédiatement à [insérer le numéro de téléphone] afin que nous puissions régler cette question. Le moment de votre préavis doit dépendre de votre échéancier de paiement et de vos préférences. Vous pouvez tester quelques horaires différents pour savoir comment vos clients répondront.

Une copie de la facture peut être jointe à un rappel. Dans la pratique, les factures ouvertes sont parfois énumérées directement dans la lettre de mise en demeure. Cela est particulièrement souhaitable s`il est possible que le débiteur ait égaré la facture ou qu`il ne l`ait jamais reçue. Un rappel des conditions de paiement et même une menace de conséquences juridiques peuvent être nécessaires pour augmenter la pression sur les débiteurs. Évitez de numéroter les lettres de rappel, comme un rappel de paiement intitulé «1st» donnera l`impression que vous êtes tout à fait disposé à divulguer d`autres rappels. Cela pourrait amener les débiteurs défailleurs à attendre la réception de nouvelles lettres avant que la facture ne soit réglée. Le premier jour où un paiement est en retard, envoyez votre premier e-mail de collecte. Il est important de laisser le client savoir que vous êtes conscient de leur délinquance, et globalement tout à fait au-dessus de vos comptes clients. Au fil du temps, cette politique d`action immédiate entraîtera vos clients à hiérarchiser vos factures. La plupart des paiements dus en retard sont simplement dus à la désorganisation ou la préférence pour des conditions de paiement plus longues-pas de malice. En tant que tel, votre première lettre d`échéance doit être ferme, mais toujours cordiale. Utilisez un langage plus formel pour signifier votre intention sérieuse, et pour empêcher le paiement tardif comme devenant un problème personnel.

Pour éviter la défendable ou la tension, aborder la question délicatement en disant «votre compte avec nous apparaît maintenant comme le passé en raison». Assurez-vous d`inclure la facture que vous référencez, la date à laquelle elle a été due et un bref rappel sur votre politique de paiement. “Comme vous le savez, nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date de la facture”. La première lettre du passé est le moment idéal pour mettre en place les frais de retard que votre entreprise peut évaluer au total. Incluez toujours les options de paiement dans vos lettres d`échéance passées afin qu`elles puissent être traitées le plus rapidement possible. Suivez ce rappel de paiement avec un appel. Si possible, enregistrez la conversation pour une tenue de registres exacte. Si aucune réponse n`est fournie par le premier courriel, renvoyez-la à la marque de jour 45-50. Vous ne voulez pas avoir à courir après vos clients pour le paiement.

Garder vos comptes débiteurs organisés et à jour vous aidera à rester au top de vos clients. Quelques rappels sous la forme d`un préavis courtois passé vous aideront à minimiser votre risque de non-paiement. En outre, aux États-Unis, la lettre de demande devrait résumer ce qui s`est passé, puisque si vous finissez dans la Cour des petites créances, il peut effectivement être utilisé comme preuve pour votre cas. Votre lettre devrait également contenir une demande spécifique – essentiellement pour le montant d`argent que le client vous doit. La dernière étape est de décrire ce qui se passera si vos demandes ne sont pas remplies, comme prendre le client à la Cour des petites créances. Habituellement, une lettre d`avertissement pour le paiement impayé à un client va obtenir le client en vitesse pour éviter de payer un supplément.

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